Quy trình khai báo Hải quan cho loại hình gia công xuất khẩu có những đặc thù riêng mà rất nhiều doanh nghiệp khi mới bắt còn nhiều bỡ ngỡ. DH logistics mong muốn được hỗ trỡ cho các bạn phần nào bằng nội dung sau:
I. Chuẩn bị hồ sơ:
Đây là bước quan trọng nhất, đảm bảo tính chính xác và đầy đủ của thông tin. Hồ sơ cần được chuẩn bị kỹ lưỡng trước khi truyền tờ khai.
- Hợp đồng gia công:
- Hợp đồng ký kết giữa bên đặt gia công (thường là nước ngoài) và bên nhận gia công (doanh nghiệp Việt Nam).
- Cần thể hiện rõ: tên, địa chỉ các bên, sản phẩm gia công, định mức nguyên liệu/vật tư, giá gia công, thời gian thực hiện, điều khoản thanh toán…
- Phụ lục hợp đồng (nếu có): Bổ sung các điều khoản, thông tin chi tiết hơn cho hợp đồng.
- Tờ khai hải quan: Thực hiện khai báo trên hệ thống VNACCS/VCIS.
- Hồ sơ nhập khẩu nguyên liệu, vật tư gia công:
- Tờ khai hải quan nhập khẩu: Khai theo loại hình tương ứng (ví dụ: E21 – nhập khẩu nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu hoặc GIA CÔNG nếu có mã riêng cho gia công).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Từ nhà cung cấp nước ngoài.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết số lượng, loại hàng hóa.
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Chứng từ vận chuyển.
- Giấy chứng nhận xuất xứ (C/O – Certificate of Origin): Nếu muốn hưởng ưu đãi thuế (tùy từng trường hợp).
- Giấy phép nhập khẩu (nếu có): Đối với các mặt hàng thuộc danh mục hàng hóa phải có giấy phép.
- Các chứng từ khác: Chứng nhận chất lượng (CQ), chứng nhận kiểm dịch (Phytosanitary Certificate), v.v. (tùy thuộc vào loại hình hàng hóa).
- Hồ sơ xuất khẩu sản phẩm gia công:
- Tờ khai hải quan xuất khẩu: Khai theo loại hình B50 (xuất sản phẩm gia công).
- Hóa đơn thương mại (Commercial Invoice): Do doanh nghiệp gia công lập.
- Phiếu đóng gói (Packing List): Chi tiết sản phẩm.
- Hợp đồng mua bán hoặc văn bản giao hàng: Thể hiện việc giao sản phẩm cho bên đặt gia công.
- Vận đơn (Bill of Lading/Air Waybill): Chứng từ vận chuyển.
- Các chứng từ khác: Chứng nhận chất lượng, kiểm dịch, v.v. (nếu có).
- Bảng định mức sử dụng nguyên liệu, vật tư:
- Đây là tài liệu cực kỳ quan trọng, do doanh nghiệp tự xây dựng và quản lý.
- Cần chi tiết định mức cho từng sản phẩm gia công (ví dụ: để sản xuất 1 áo sơ mi cần bao nhiêu mét vải, bao nhiêu cúc, chỉ…).
- Bảng định mức này sẽ là cơ sở để quyết toán nguyên liệu, vật tư sau này.
- Sổ sách, chứng từ kế toán: Để theo dõi việc nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư và thành phẩm gia công.
II. Các bước tiến hành khai báo hải quan:
A. Đối với nhập khẩu nguyên liệu, vật tư gia công:
- Đăng ký hợp đồng gia công (lần đầu):
- Trước khi nhập khẩu lô hàng đầu tiên phục vụ hợp đồng gia công, doanh nghiệp cần đăng ký hợp đồng gia công với cơ quan hải quan (Chi cục Hải quan nơi doanh nghiệp có trụ sở hoặc nơi lưu giữ nguyên liệu, vật tư).
- Việc đăng ký thường được thực hiện thông qua hệ thống điện tử.
- Khai báo tờ khai nhập khẩu:
- Sử dụng phần mềm khai báo hải quan (như ECUS, Thai Son, v.v.) để lập tờ khai nhập khẩu.
- Chọn loại hình phù hợp (thường là E21 – nhập nguyên liệu, vật tư để sản xuất hàng xuất khẩu, hoặc mã khác nếu hải quan có quy định riêng cho gia công).
- Điền đầy đủ các thông tin: số hợp đồng gia công, mã số thuế, mã loại hình, thông tin hàng hóa, trị giá, thuế suất (thường là 0% đối với hàng gia công, nhưng vẫn phải khai báo đầy đủ các chỉ tiêu thuế).
- Truyền tờ khai đến hệ thống VNACCS/VCIS.
- Nhận kết quả phân luồng: Hệ thống sẽ tự động phân luồng (xanh, vàng, đỏ).
- Luồng xanh: Thông quan ngay, doanh nghiệp in tờ khai và đưa hàng ra khỏi khu vực giám sát hải quan.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy. Doanh nghiệp nộp hồ sơ chuẩn bị ở Mục I cho hải quan kiểm tra.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa và kiểm tra hồ sơ giấy. Doanh nghiệp phối hợp với hải quan để kiểm hóa.
- Thông quan và giải phóng hàng: Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra (nếu có), hải quan sẽ ra quyết định thông quan và doanh nghiệp có thể đưa hàng về kho.
B. Đối với xuất khẩu sản phẩm gia công:
- Khai báo tờ khai xuất khẩu:
- Sử dụng phần mềm khai báo hải quan để lập tờ khai xuất khẩu.
- Chọn loại hình B50 (xuất sản phẩm gia công).
- Điền đầy đủ các thông tin: số hợp đồng gia công, mã số thuế, mã loại hình, thông tin sản phẩm, trị giá, v.v.
- Truyền tờ khai đến hệ thống VNACCS/VCIS.
- Nhận kết quả phân luồng: Tương tự như nhập khẩu.
- Luồng xanh: Thông quan ngay.
- Luồng vàng: Hải quan kiểm tra hồ sơ giấy.
- Luồng đỏ: Hải quan kiểm tra thực tế hàng hóa và kiểm tra hồ sơ giấy.
- Thông quan và xuất hàng: Sau khi hoàn tất các thủ tục kiểm tra (nếu có), hải quan sẽ thông quan và doanh nghiệp có thể xuất hàng.
III. Quyết toán và thanh khoản hợp đồng gia công:
Đây là bước bắt buộc và cực kỳ quan trọng đối với loại hình gia công xuất khẩu.
- Lập báo cáo quyết toán:
- Định kỳ (thường là hàng năm, hoặc theo thời hạn của hợp đồng), doanh nghiệp phải lập báo cáo quyết toán tình hình sử dụng nguyên liệu, vật tư nhập khẩu và sản xuất sản phẩm gia công xuất khẩu.
- Báo cáo này cần đối chiếu giữa lượng nguyên liệu nhập khẩu, lượng đã sử dụng theo định mức, lượng tồn kho, lượng sản phẩm đã xuất khẩu và lượng phế liệu, phế phẩm (nếu có).
- Nộp báo cáo quyết toán cho cơ quan hải quan:
- Doanh nghiệp nộp báo cáo quyết toán cho Chi cục Hải quan đã đăng ký hợp đồng gia công.
- Việc nộp báo cáo quyết toán thường được thực hiện qua hệ thống điện tử.
- Kiểm tra sau thông quan (nếu có):
- Cơ quan hải quan có thể tiến hành kiểm tra sau thông quan tại trụ sở doanh nghiệp để đối chiếu số liệu báo cáo quyết toán với sổ sách, chứng từ kế toán thực tế của doanh nghiệp.
- Mục đích là đảm bảo doanh nghiệp đã sử dụng nguyên liệu đúng mục đích, không gian lận thuế.
- Xử lý phế liệu, phế phẩm:
- Đối với phế liệu, phế phẩm phát sinh trong quá trình gia công, doanh nghiệp cần có phương án xử lý (tái xuất, tiêu hủy, bán nội địa).
- Tùy theo phương án xử lý mà sẽ có các thủ tục hải quan và nghĩa vụ thuế liên quan.
Lưu ý quan trọng:
- Tính tuân thủ: Doanh nghiệp phải tuyệt đối tuân thủ các quy định của pháp luật về hải quan, thuế, đặc biệt là các quy định về định mức, báo cáo quyết toán.
- Hệ thống sổ sách: Xây dựng và duy trì hệ thống sổ sách kế toán, chứng từ đầy đủ, rõ ràng để theo dõi nhập – xuất – tồn nguyên liệu, vật tư và thành phẩm gia công.
- Định mức: Định mức phải được xây dựng một cách khoa học, chính xác và có cơ sở để giải trình khi hải quan yêu cầu.
- Rủi ro: Gia công xuất khẩu là loại hình tiềm ẩn nhiều rủi ro nếu doanh nghiệp không quản lý chặt chẽ, đặc biệt là rủi ro về việc thanh khoản nguyên liệu, vật tư và có thể bị truy thu thuế.
- Cập nhật quy định: Các quy định về hải quan thường xuyên thay đổi, doanh nghiệp cần liên tục cập nhật thông tin từ Tổng cục Hải quan, Cục Hải quan địa phương và các văn bản pháp luật liên quan.
Hy vọng những thông tin chi tiết này sẽ giúp bạn hình dung rõ ràng hơn về quy trình khai báo hải quan cho loại hình gia công xuất khẩu. Nếu có bất kỳ thắc mắc nào khác, đừng ngần ngại liên hệ với chúng tôi tại đây để được tư vấn kỹ hơn.
Tiếng Việt 
English