Hệ thống khai báo báo cáo quyết toán (BCQT) hiện nay không cho phép ghi nhận số liệu tồn kho bị âm. Khi lượng tồn cuối kỳ âm (do tổng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ nhỏ hơn tổng lượng xuất), phần mềm sẽ báo lỗi và từ chối tiếp nhận bản khai.

Dưới đây là các phương án xử lý khi mã hàng bị âm trên báo cáo:

1. Cân đối bằng cách bổ sung nguồn Nhập trong kỳ

Doanh nghiệp có thể bù đắp lượng thiếu hụt (âm) bằng cách đưa thêm các nguồn nguyên liệu khác vào cột Nhập trong kỳ (cột số 6 trên mẫu 15) để số dư cuối kỳ trở về bằng 0 hoặc khớp với tồn thực tế của kho. Các nguồn bổ sung bao gồm:

• Tờ khai loại hình A12: Đưa lượng nguyên liệu nhập kinh doanh đã đóng thuế vào để giải trình cho lượng thiếu hụt của hàng miễn thuế.
• Hóa đơn VAT mua nội địa: Sử dụng các hóa đơn mua nguyên phụ liệu trong nước để bù vào lượng âm.
• Hàng đi đường (Tài khoản 151): Ghi nhận các lô hàng đã thông quan nhưng chưa thực tế nhập kho vào cuối kỳ báo cáo.

Khi thực hiện cách này, doanh nghiệp cần ghi chú rõ tại cột số 12 (Ghi chú) các nội dung như “Cung ứng tờ khai A12”, “Cung ứng hóa đơn VAT” hoặc “Hàng đi đường” kèm số chứng từ, ngày tháng để phục vụ giải trình sau này.

2. Điều chỉnh và cân đối định mức (Norms)

Nếu việc bổ sung nguồn nhập không đủ để xử lý hoặc thực tế kho không có hàng, doanh nghiệp phải thực hiện điều chỉnh lại định mức thực tế.

• Mục tiêu là giảm lượng nguyên liệu xuất kho để sản xuất xuống mức phù hợp với lượng tồn kho hiện có.
• Việc điều chỉnh định mức cần được thực hiện một cách có hệ thống, ưu tiên chọn các mã sản phẩm có sản lượng xuất lớn nhất để điều chỉnh biên độ nhỏ, giúp tổng lượng nguyên liệu giảm xuống mà không gây ra sự chênh lệch quá bất thường trên từng mã sản phẩm.
• Doanh nghiệp cần xây dựng Bảng đối chiếu định mức (so sánh định mức cũ và mới) để lưu trữ và giải trình với cơ quan Hải quan khi bị kiểm tra sau thông quan.

3. Kiểm tra rà soát lỗi hệ thống

Đôi khi số liệu âm phát sinh do các lỗi nghiệp vụ mà doanh nghiệp cần xử lý trước khi lên báo cáo:

• Tờ khai chưa qua khu vực giám sát: Tờ khai đã thông quan nhưng chưa hoàn thành xác nhận qua khu vực giám sát sẽ không được hệ thống Hải quan ghi nhận lượng nhập, dẫn đến bị lệch số liệu.
• Tờ khai sửa đổi (AMA) chưa được đồng bộ: Nếu doanh nghiệp sửa tờ khai nhưng chưa cập nhật số liệu mới vào phần mềm máy lô, dữ liệu sẽ bị sai lệch.
• Quên trừ sản phẩm/bán thành phẩm tồn kỳ trước: Lượng định mức của hàng tồn hoặc bán thành phẩm dở dang từ năm trước đã được tính vào báo cáo năm cũ, nếu năm nay không trừ ra mà lại cộng dồn vào sẽ làm lượng nguyên liệu xuất trong kỳ bị đội lên cao gây âm kho.

Tóm lại, để xử lý mã hàng bị âm, doanh nghiệp cần kết hợp giữa việc giải trình nguồn cung ứng bổ sung và điều chỉnh định mức thực tế, đồng thời phải đảm bảo số liệu báo cáo cuối cùng phản ánh đúng tình trạng tồn thực tế tại kho và trên sổ sách kế toán