Bảng Map Code (hay bảng quy đổi mã) đóng vai trò là “cầu nối” giải quyết sự lệch pha về mã quản trị giữa hệ thống Hải quan và sổ sách kế toán, đặc biệt là trong trường hợp tỷ lệ 1:Nhiều (một mã Hải quan tương ứng với nhiều mã Kế toán/Kho).

Dưới đây là cách Bảng Map Code giải quyết tỷ lệ này:

1. Bản chất của việc giải quyết tỷ lệ 1:Nhiều

Trong thực tế, bộ phận Xuất nhập khẩu (XNK) thường khai báo một mã nguyên phụ liệu duy nhất trên tờ khai, nhưng bộ phận Kế toán/Kho lại chia nhỏ thành nhiều mã nội bộ để quản lý chi tiết (theo lô sản xuất, màu sắc, hoặc ngày nhập). Bảng Map Code giúp hợp nhất các dữ liệu phân tán này về đúng mã quản trị mà Hải quan yêu cầu.

2. Cách thức triển khai cụ thể

Để xử lý tỷ lệ 1:Nhiều, doanh nghiệp thực hiện các bước kỹ thuật sau:

• Thêm cột đối chiếu: Trong dữ liệu kế toán (ví dụ tài khoản 152), doanh nghiệp chèn thêm một cột gọi là “Mã Hải quan tương ứng”.
• Gán mã tương đương: Sử dụng các hàm như VLOOKUP hoặc INDEX & MATCH để ráp các mã Kế toán lẻ vào mã Hải quan tổng tương ứng dựa trên bảng Map Code đã xây dựng.
• Sử dụng Pivot Table để tổng hợp: Đây là công cụ hữu hiệu nhất. Doanh nghiệp sẽ đưa mã Hải quan làm trường dữ liệu chính (đứng đầu), sau đó đến mã Kế toán và số lượng. Khi đó, hệ thống sẽ tự động cộng dồn số lượng của nhiều mã kế toán về thành một dòng tổng duy nhất cho mã Hải quan đó.

3. Vai trò trong Báo cáo quyết toán và Kiểm tra sau thông quan

• Đáp ứng quy định pháp luật: Theo Thông tư 39/2018, doanh nghiệp bắt buộc phải lập báo cáo quyết toán theo mã quản trị của tờ khai hải quan. Nếu không có bảng Map Code, bộ phận XNK sẽ không thể lấy được số liệu (lượng) từ sổ kế toán để điền vào cột số 6 (nhập trong kỳ) hoặc cột số 9 (xuất kho để sản xuất) của mẫu 15.
• Công cụ giải trình: Bảng Map Code không nộp cùng báo cáo quyết toán nhưng phải được lưu trữ tại doanh nghiệp. Khi Hải quan vào kiểm tra sau thông quan (thời hạn lên đến 5 năm), đây là tài liệu quan trọng nhất để chứng minh rằng lượng nguyên phụ liệu xuất dùng từ nhiều mã kho thực tế hoàn toàn khớp với mã đã khai báo miễn thuế trên tờ khai.
• Xử lý đơn vị tính: Ngoài việc khớp mã, bảng này còn giúp quy đổi nếu đơn vị tính giữa các bộ phận khác nhau (ví dụ: Hải quan quản lý bằng “mét” nhưng Kho quản lý bằng “da/yard”) thông qua tỷ lệ quy đổi trong bảng.

Tóm lại, Bảng Map Code giúp doanh nghiệp đồng nhất dữ liệu bằng cách gom các mã nội bộ lẻ của Kế toán về mã Hải quan thống nhất, đảm bảo tính trung thực và khả năng giải trình cho báo cáo quyết toán