Danh mục nguyên liệu, sản phẩm là một danh sách quản lý các mã nguyên liệu, vật tư nhập khẩu và các mã sản phẩm xuất khẩu mà doanh nghiệp phải đăng ký và truyền lên hệ thống của cơ quan Hải quan (như phần mềm ECUS/VNACCS) trước khi tiến hành các thủ tục mở tờ khai nhập khẩu hoặc xuất khẩu.
Dưới đây là các chi tiết cụ thể về danh mục này trong bối cảnh báo cáo quyết toán:
1. Bản chất và Mục đích của Danh mục
- Đăng ký trước khi làm thủ tục: Trước khi mở tờ khai hải quan, doanh nghiệp bắt buộc phải truyền danh mục nguyên liệu và danh mục sản phẩm lên hệ thống để Hải quan tiếp nhận và cấp số tiếp nhận,.
- Cơ sở để đối soát và báo cáo: Danh mục này là “kim chỉ nam” để cơ quan Hải quan theo dõi tình hình nhập – xuất – tồn và là căn cứ để doanh nghiệp lập báo cáo quyết toán (mẫu 15, 15A) và định mức thực tế (mẫu 16) vào cuối năm tài chính,,.
- Quản lý theo loại hình: Đối với loại hình gia công, danh mục này thường gắn liền với từng hợp đồng gia công cụ thể,. Đối với sản xuất xuất khẩu, danh mục được quản lý chung cho toàn bộ loại hình của doanh nghiệp.
2. Các thành phần chính trong Danh mục
Mỗi mặt hàng trong danh mục thường bao gồm các thông tin cơ bản sau:
- Mã hàng (Code): Là mã quản trị do doanh nghiệp tự đặt để quản lý trên hệ thống Hải quan. Mã này phải là duy nhất và nhất quán trong suốt quá trình làm thủ tục và báo cáo.
- Tên hàng (Description): Mô tả tên nguyên liệu hoặc sản phẩm. Lưu ý rằng tên hàng trên tờ khai có thể chi tiết hơn (kèm kích thước, nhãn hiệu), nhưng phải tương ứng với tên chung trong danh mục đã đăng ký,,.
- Đơn vị tính (Unit): Phải lấy theo đơn vị tính đã khai báo và được cấp số tiếp nhận trên danh mục. Nếu đơn vị tính trên tờ khai sai lệch so với danh mục, hệ thống báo cáo quyết toán sẽ từ chối tiếp nhận bản khai,,.
- Mã HS (HS Code)https://vntr.moit.gov.vn/vi/search: Mã số phân loại hàng hóa theo biểu thuế,.
3. Những lưu ý quan trọng
- Sự khác biệt với mã nội bộ: Mã trong danh mục Hải quan có thể giống hoặc khác với mã quản trị nội bộ của bộ phận Kế toán và Kho. Trong trường hợp khác mã, doanh nghiệp bắt buộc phải xây dựng Bảng Map Code (bảng quy đổi) để khớp nối dữ liệu giữa hai hệ thống,.
- Phải có số tiếp nhận: Nếu mã hàng phát sinh trên tờ khai nhưng chưa được khai báo trong danh mục quản lý để lấy số tiếp nhận, doanh nghiệp sẽ không thể truyền được báo cáo quyết toán và đối mặt với rủi ro bị xử phạt vi phạm hành chính,,.
- Báo cáo đầy đủ: Danh mục trong báo cáo quyết toán phải bao gồm tất cả các mã có phát sinh nhập, xuất hoặc tồn kho trong năm tài chính, kể cả những mã tồn từ năm trước chuyển sang,.
Tóm lại, danh mục nguyên liệu/sản phẩm là dữ liệu nền tảng để Hải quan giám sát hàng hóa miễn thuế/không chịu thuế và là căn cứ pháp lý để doanh nghiệp giải trình tính trung thực của việc sử dụng nguyên liệu vào sản xuất xuất khẩu