Ai đó đã nói “Trung Quốc là công xưởng của thế giới”. Điều này hoàn toàn đúng. Nguồn hàng ở đất nước tỷ dân là rất đa dạng về chủng loại và mẫu mã cũng như chất lượng với giá cả phù hợp mọi nhu cầu. Bài viết sau đây sẽ chia sẻ các bước cơ bản khi tiến hành thủ tục nhập khẩu hàng chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam.

Bước 1: Tìm kiếm nhà cung cấp phù hợp:

Việc tìm kiếm các nhà cung cấp tại Trung Quốc vừa khó lại vừa dễ. Số lượng nhà cung cấp bất kỳ một mặt hàng nào đều là rất nhiều nhưng làm sao để lựa chọn ra nhà cung cấp uy tín, sản phẩm đảm báo đúng với công bố thì lại không phải là điều dễ dàng. Rất may là chúng ta có các sàn thương mại điện tử khá quy củ và chuyên nghiệp là Alibaba, Taobao, Tmail, Baidu…

Mua lẻ:

• Nếu bạn chỉ mua cho nhu cầu cá nhân với số lượng nhỏ lẻ thì bạn có thể lựa chọn các sàn: 1688.com, taobao.com, aliexpress.com.
• Để xác định được nhà cung cấp có uy tín thì chúng ta cần dựa vào thang điểm đánh giá trên sàn, thời gian hoạt động càng lâu năm thì càng uy tín, cách thức các nhà cung cấp trả lời và xử lý khiếu nại, v…v…
• Giá trị sản phẩm dưới 500usd thì bạn có thể chuyển tiền thanh toán trực tiếp từ VN. Nếu giá trị cao hơn 500usd thì nên thông qua một đối tác ngay sát bên kia biên giới, nhờ hộ giúp làm hợp đồng và chuyển tiền cho người bán hàng. DH logistics có thể hỗ trợ cho bạn về việc này vì chúng tôi có đối tác ở Trung Quốc có thể làm hợp đồng ba bên giữa người bán hàng, họ và bạn. Nếu cần thiết thì DH logistics sẽ ký thêm với bạn một hợp đồng cam kết ràng buộc trách nhiệm, đảm bảo cho đối tác ở Trung Quốc.

Mua sỉ, buôn:

• Với nhu cầu nhập khẩu hàng chính ngạch từ Trung Quốc với số lượng lớn, mua sỉ thì bạn nên tìm tới các sàn: alibaba.com, baidu.com, google.com, tradekey, gongchang.
• Cũng tương tự như trên thì bạn cần tìm hiểu cẩn thận nhà cung cấp và tìm cách xác định mức độ uy tín của họ. Các nhà cung cấp có bảo đảm (gold supplier) hoạt động lâu năm, có nhiều đánh giá cao của người mua hàng sẽ cần được ưu tiên lựa chọn.
• Nếu chỉ có 1 – 2 nhà cung cấp đảm bảo (gold supplier) cho sản phẩm bạn cần mua thì bạn cần phải kiểm tra thêm. Bạn vào phần contact, lấy thông tin chi tiết của họ rồi sau đó váo trang web bộ công thương Trung Quốc để tìm hiểu thông tin xem họ là nhà sản xuất hay thương mại (www.saic.gov.cn). Nếu là nhà sản xuất thì tìm trên web có mục factory tour để xem hình ảnh của cơ sở sản xuất.
• Bạn có thể tìm theo 2 cách qua Baidu.com và google.com. Tìm theo thông tin thông thường hay tìm theo ảnh. Cách tìm là bạn gõ tên sản phẩm bằng tiếng anh, tiếng trung, công thức hóa học hoặc model ký hiệu rồi tìm kiếm. Ở trang baidu top đầu thường nhường cho các web thương mại điện tử rất nhiều như alibaba, tradekey, gongchang, made-in-china,… và bạn phải kiên nhẫn sàng lọc để tìm được nhà cung cấp là công ty sản xuất. Luôn nhớ vào trang bộ công thương Trung Quốc (www.saic.gov.cn) để tra xem công ty đó là công ty thương mại hay là nhà sản xuất. Nếu là công ty sản xuất thì năng lực tài chính, uy tín, thâm niên hoạt động như thế nào,…  nếu bạn thấy yên tâm thì tiến hành liên hệ với công ty này.

Bạn cũng có thể liên hệ với chúng tôi để chúng tôi hỗ trợ thêm nếu bạn không thạo việc này vào số cellphone/zalo/viber/whatsapp/wechat: +84 904028898 hoặc email: gary.nguyen@dhlogistics.com.vn 

Bước 2: Đặt hàng

Sau đó, bạn quyết định nhập khẩu thử một lô hàng nhỏ hoặc nếu tin tưởng thì bạn nhập một lô tương đối lớn để tiến hành sản xuất kinh doanh bắt kịp cơ hội của thị trường.

Bạn gửi một email order chính thức với nội dung cơ bản như sau:

• Thông tin The seller bao gồm tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện
• Thông tin The Buyer bao gồm tên công ty , địa chỉ, số điện thoại, email, người đại diện
• Thông tin hàng hóa bao gồm tên hàng hóa, số  lượng, điều kiện giao hàng, tổng tiền
• Điều kiện thanh toán bao gồm thông tin tài khoản ngân hàng người hưởng thụ , điều kiện thanh toán
• Điều kiện giao hàng thì theo điều kiện giao hàng nào của incoterms phiên bản nào, tại cảng nào
• Thời gian: ngày , tháng , năm ,  order

Sau đó bên bán (the seller) sẽ gửi cho bạn một bản dự thảo hợp đồng thương mại (commercial contract) trong đó có đầy đủ thông tin của hai bên, hàng hóa và các điều khoản về tiền hành, phương thức thanh toán, giao nhận, trách nhiệm và quyền hạn mỗi bên. Họ có thể sẽ gửi kèm theo một bản proforma invoice (là hóa đơn tạm tính) cho lô hàng.

Nếu các điều khoản trong hợp đồng là phù hợp và hai bên thống nhất thì bạn xác nhận với người bán và ký hợp đồng, scan rồi gửi lại cho họ cũng như yêu cầu họ ra Final commercial invoice (hóa đơn thương mại bản cuối).

Bước 3: Thanh toán

Theo hợp đồng thương mại hai bên đã thỏa thuận thì bạn sẽ tiến hành thanh toán cho người bán tại thời điểm quy định theo thủa thuận. Ví dụ: TT 100% số tiền hàng sau khi nhận được email bản scan B/L, invoice, packing list. Đối với các đối tác lần đầu giao dịch bạn có thể lựa chọn phương thức thanh toán L/C để đảm bảo an toàn. Sau này khi hai bên đã làm việc với nhau một thời gian và chứng minh được uy tín của nhau thì có thể điều chỉnh sang phương thức thanh toán khác như TT để tiết kiệm chi phí giao dịch. Thủ tục tiến hành thanh toán là bạn cần chuẩn bị hợp đồng thương mại, hóa đơn thương mại, hợp đồng mua bán ngoại tệ, đơn yêu cầu mở LC. Thủ tục thanh toán TT thì đơn giản hơn L/C, hồ sơ chỉ cần hợp đồng, hóa đơn thương mại và đơn xin mua ngoại tệ. Trước khi thực hiện TT thì bạn yêu cầu họ gọi xác nhận từ một trong các số điện thoại trên website của công ty.

Bước 4: Lựa chọn hình thức vận chuyển hàng hóa nhập khẩu theo đường chính ngạch:

Tùy theo điều kiện giao hàng mà hai bên ký kết là gì thì sẽ xác định được việc thuê hãng vận chuyển thuộc về bên nào. Ví dụ: Điều kiện FCA, FOB thì trách nhiệm thuê hãng vận chuyển thuộc về người mua hàng. Điều kiện CFR, CIF thì việc thuê hãng vận chuyển thuộc về bên bán. Điều kiện EXW thì người bán sẽ phải chịu trách nhiệm thuê công ty forwarder nhận hàng từ kho của người bán chuyển về đến Việt Nam.

Đây là một bước cơ bản và quan trọng trong quy trình nhập hàng chính ngạch từ Trung Quốc về Việt Nam. Thông thường thì có 3 hình thức vận chuyển là:

• Vận chuyển đường bộ: có ưu điểm nhanh, thích hợp với cư ly không quá dài, khối lượng hàng hóa không quá lớn nhưng có nhược điểm là cước phí cao.
• Vận chuyển đường hàng không: cực nhanh, có thể nhận hàng trong 1-2 ngày. Cước phí cao, không thích hợp cho những lô hàng lớn và chỉ thích hợp với nhưng lô hàng giá trị cao, đòi hòi thời gian ngắn.
• Vận chuyển đường biển: thích hợp cho những lô hàng lớn, thời gian hành trình dài hơn đường bộ, cước phí rẻ nhất trong ba hình thức

Vậy tùy theo điều kiện giao hàng là gì và hình thức vận chuyển nào phù hợp thì bạn sẽ tiến hành công việc này. Để giúp bạn có được phương án vận chuyển hợp lý với chi phí tối ưu nhất, hay liên hệ với chúng tôi theo số sau: Cellphone/zalo/viber/whatsapp/wechat: +84 904028898 hoặc email: gary.nguyen@dhlogistics.com.vn 

Bước 5: Chuẩn bị hồ sơ để làm thủ tục nhập khẩu hàng chính ngạch từ Trung Quốc:

Một bộ hồ sơ hàng hóa tiêu chuẩn bao gồm:

• Hợp đồng thương mại (commercial contract): như tôi đã nói ở trên thì một hợp đồng thương mại có đầy đủ thông tin người bán, người mua, hàng hóa, đơn giá và tổng giá, phương thức thanh toán, giao nhận, trách nhiệm quyền hạn hai bên và xử lý tranh chấp nếu có.
• Hóa đơn thương mại (commercial invoice): là chứng từ để người bán đòi tiền người mua trong đó có thông tin người bán, người mua, tên hàng, chủng loại, đơn giá và tổng giá.
• Phiếu đóng gói (packing list): là chứng từ thể hiện chi tiết đóng gói của lô hàng bao gồm các thông tin người bán, người mua, các chủng loại hàng hóa, số kiện, kích thước, trọng lượng, tổng kích thước và tổng trọng lượng.

• Chứng nhận xuất xứ mẫu E (C/O form E): là chứng thư chứng minh nguồn gốc xuất xứ hàng hóa được sản xuất tại Trung Quốc. Có chứng thư này thì lô hàng của bạn mới được áp dụng mức thuế suất ưu đãi đặc biệt, rất quan trọng.

• Các chứng từ khác tùy theo loại hàng và yêu cầu của hai bên ví dụ như: chứng thư kiểm dịch gốc, chứng nhận chất lượng, v…v..

​Bước 6: Làm thủ tục thông quan hàng nhập khẩu chính ngạch:

Trước khi hàng đến Cảng thì bên hãng vận chuyển sẽ gửi giấy báo hàng đến cho bạn.

Bạn chuẩn bị bộ hồ sơ hàng hóa nhập khẩu như trên để tiến hành khai báo với cơ quan hải quan. Tùy theo chính sách mặt hàng, chính sách thuế quan mà hàng hóa của bạn sẽ phải chịu các mức thuế suất khác nhau nhưng cơ bản sẽ bao gồm thuế nhập khẩu, thuế VAT. Một số mặt hàng có thể phải chịu thêm các sắc thuế như là thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế chống phá giá, thuế tự vệ, thuế bảo vệ môi trường.

Thêm vào đó thì bạn cũng cần phải kiểm tra trước khi nhập hàng xem hàng hóa của bạn có phải xin giấy phép nhập khẩu không, có thuộc danh mục hàng hóa phải kiểm tra chuyên ngành không để chuẩn bị thêm. Đối với một công ty mới nhập thì thủ tục làm Hải quan nên để cho một công ty forwarder như DH logistics thực hiện công việc này cho bạn sẽ đem lại hiệu quả cao hơn.

Sau khi thông quan xong, bạn có thể thuê dịch vụ vận tải của một công ty forwarder như DH logistics đưa hàng về kho của mình để sẵn sàng cho công việc kinh doanh, sản xuất.

Chúc các bạn may mắn và thành công!