Đối với các doanh nghiệp sản xuất xuất khâu, gia công, chế xuất thì công tác quản lý, theo dõi xuất – nhập – tồn kho của nguyên vật liệu, vật tư và sản phẩm là rất quan trọng vì các số liệu này liên quan chặt chẽ tới số liệu trong báo cáo quyết toán Hải quan vào cuối mỗi kỳ.
Để kiểm soát và theo dõi xuất – nhập – tồn của nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm thì doanh nghiệp cần thực hiện chế độ theo dõi và báo cáo và kiểm kê định kỳ có thể theo tuần, tháng để xác định số liệu thực tế và trên sổ sách tại các thời điểm và xử lý, hiệu chỉnh ngay khi có sự sai lệch.
Tuy nhiên, trên thực tế thì công việc này cũng chưa được nhiều doanh nghiệp tiến hành một cách quy củ và bài bản dẫn tới nhưng sai lệch về mặt số liệu trong các báo cáo.
Các sai lầm phổ biển dẫn tới sai soát trong báo cáo quyết toán Hải quan:
- Thông thường có ba bộ phận chính liên quan tới việc theo dõi số liệu xuất – nhập – tồn của nguyên vật liệu, vật tư, sản phẩm là bộ phận kho ; bộ phận kế toán ; bộ phận xuất nhập khẩu. Vì lý do nào đó mà ba bộ phận này không sử dụng chung mã hãng hóa, đơn vị hàng hóa dẫn tới số liệu không ăn khớp. Hoặc số liệu các bộ phận thực hiện riêng rẽ mà không có sự chia sẻ và liên thông với nhau dẫn tới kết quả là số liệu trên bản ghi của mỗi bộ phận luôn có sự chênh lệch và sai khác với số liệu trên hệ thống theo dõi của công ty và số liệu trên hệ thống của Hải quan.
- Bộ phận xuất nhập khẩu không trao đổi và yêu cầu bộ phận kho và kế toán phân tách nguyên vật liệu, vật tư theo nguồn nhập dẫn tới việc đưa vào sử dụng nguyên vật liệu không đúng mục đích. Hoặc doanh nghiệp cũng không tiến hành phân loại nguồn nguyên vật liệu từ ban đầu dẫn tới không xác định và phân tách được nguồn nguyên vật liệu nhập kho và sử dụng đúng mục đích.
- Các bộ phận không trao đổi và chia sẻ thông tin với nhau nên thiếu sự thống nhất và đồng bộ trong quá trình theo dõi dẫn tới việc xác định định mức thực tế không thể chính xác.
- Các bộ phận thực hiện nhập liệu, tổng hợp số liệu bị sai sót.
- Các sai sót trong các chứng từ, nghiệp vụ hoặc cán bộ nghiệp vụ làm tắt, vượt quy trình
Tất cả các vấn đề trên đều dẫn tới số liệu đầu vào của báo cáo quyết toán thiếu chính xác và đương nhiên số liệu cuối cùng trên báo cáo quyết toán cũng không thể chính xác và không thể giải trình. Đối với những sai sót trên báo cáo quyết toán Hải quan mà doanh nghiệp không thể giải trình thì sẽ bị xử phạt hành chính, ấn định thuế và đánh giá rủi ro trên hệ thống Hải quan, dẫn tới kết quả phân luồng có tỷ lệ ra luồng đỏ tăng lên gây ra các hệ quả là tốn kém thời gian và chi phí cho doanh nghiệp.
Phương án giải quyết để có báo cáo quyết toán Hải quan chuẩn:
Cần xây dựng quy trình phối hợp giữa các bộ phận có liên quan ngay từ thời điểm ban đầu khi lên kế hoạch sản xuất và chuẩn bị tiến hành nhập, mượn, thuê máy móc, thiết bị, vật tư, nguyên vật liệu. Trong quy trình đó thì các bộ phân có liên quan cần phải thống nhất việc áp mã, đơn vị, nguồn nhập hàng hóa và cùng theo dõi đối chiếu định kỳ với nhau để đảm bảo luôn phát hiện ra những sai lệch và có phương án hiệu chỉnh kịp thời.
Trong trường hợp doanh nghiệp cần sự tư vấn và hỗ trợ về việc xây dựng quy trình theo dõi, báo cáo, phối hợp, đối chiếu và hiệu chỉnh số liệu từ thời điểm ban đầu khi bắt đầu dự án cho tới ra sản phẩm và thực hiện báo cáo quyết toán hoặc từ bất kỳ khâu nào thì đều có liên hệ với DH logistics Hải Phòng để được tư vấn miễn phí bởi đội ngũ chuyên nghiệp, giàu kinh nghiệm. Hotline: 0904028898