Việc đẩy báo cáo quyết toán (BCQT) lên hệ thống Hải quan thường gặp phải một số lỗi kỹ thuật và lỗi logic số liệu phổ biến khiến hệ thống từ chối tiếp nhận bản khai. Sau đây liệt kê một số lỗi thương gặp, nguyên nhắc và cách khách phục lỗi Báo cáo quyết toán Hải quan.
Dưới đây là các lỗi thường gặp nhất và nguyên nhân chi tiết:
1. Lỗi về Mã hàng và Danh mục trong báo cáo Quyết toán:
- Mã hàng chưa khai báo trong danh mục: Hệ thống sẽ từ chối nếu mã hàng bạn đẩy lên BCQT chưa từng được đăng ký trong danh mục nguyên liệu hoặc sản phẩm trước đó. Điều này dẫn đến việc mã hàng không có số tiếp nhận trên hệ thống Hải quan.
- Mã hàng không tồn tại trong hợp đồng: Đối với loại hình gia công, nếu mã nguyên liệu/sản phẩm không nằm trong danh mục quản lý của hợp đồng đã đăng ký, hệ thống sẽ báo lỗi và không cho phép khai báo quyết toán.
2. Lỗi về Đơn vị tính
- Đơn vị tính không khớp: Đây là lỗi rất phổ biến khi đơn vị tính lúc đẩy BCQT khác với đơn vị tính đã khai báo trong danh mục nguyên liệu hoặc sản phẩm.
- Ví dụ: Bạn đăng ký trong danh mục là “kg” nhưng khi đẩy BCQT lại để là “cái” hoặc “mét”, hệ thống sẽ nhận diện sự khác biệt và từ chối ngay lập tức.
3. Lỗi Logic số liệu (Tồn kho bị âm)
- Lượng tồn cuối kỳ không khớp: Hệ thống sẽ từ chối nếu công thức
Tồn đầu kỳ + Nhập trong kỳ - Xuất trong kỳra kết quả tồn cuối kỳ bị âm. - Nguyên nhân: Thường do tổng lượng nhập (gồm cả hàng miễn thuế, hàng A12, VAT) nhỏ hơn tổng lượng xuất kho thực tế. Hệ thống Hải quan hiện tại không tiếp nhận các bản khai có số liệu tồn kho âm.
4. Lỗi liên quan đến Định mức (Mẫu 16)
- Sai mã HS code trong định mức: Mã HS code của sản phẩm trong bảng định mức (Mẫu 16) không trùng khớp với mã HS đã khai báo trên tờ khai hoặc hợp đồng.
- Đơn vị tính sản phẩm không phù hợp: Đơn vị tính của sản phẩm trong định mức không khớp với đơn vị tính đã khai báo trong hợp đồng gia công hoặc danh mục sản phẩm sản xuất xuất khẩu.
5. Lỗi về Thời gian và Kỳ báo cáo
- Thời gian báo cáo bị trùng: Lỗi này xảy ra khi doanh nghiệp đã tồn tại một bản khai BCQT khác trong cùng khoảng thời gian hoặc có các mốc thời gian chồng lấn lên nhau.
- Ngày kết thúc báo cáo không hợp lệ: Hệ thống sẽ từ chối nếu ngày kết thúc báo cáo lớn hơn ngày hiện tại (ngày tương lai). Ngày kết thúc phải diễn ra trong quá khứ hoặc đúng ngày hiện tại nộp báo cáo.
6. Lỗi đồng bộ dữ liệu hệ thống
- Tờ khai chưa qua khu vực giám sát: Có trường hợp tờ khai đã thông quan (đã cấp phép) nhưng chưa hoàn thành xác nhận qua khu vực giám sát. Khi đó, hệ thống của Chi cục chưa ghi nhận lượng nhập/xuất của tờ khai này, dẫn đến sự chênh lệch số liệu giữa doanh nghiệp và Hải quan khi đối chiếu.
- Tờ khai sửa đổi (AMA) chưa cập nhật: Nếu doanh nghiệp có sửa đổi tờ khai (AMA) nhưng không thực hiện các thao tác cập nhật đồng bộ vào tờ khai gốc trên phần mềm, dữ liệu khi kết xuất báo cáo sẽ bị sai lệch so với dữ liệu thực tế đã sửa trên hệ thống Hải quan.
Lưu ý: Doanh nghiệp nên chủ động kiểm tra phản hồi từ hệ thống trong vòng 30 ngày sau khi nộp để xác nhận báo cáo đã được chấp nhận (phê duyệt) hay chưa, nhằm kịp thời xử lý các lỗi rủi ro này