Đối với doanh nghiệp hoạt động theo loại hình gia công cho thương nhân nước ngoài, sẽ có cơ quan Hải quan kiểm xưởng với mục tiêu xác minh:
- Doanh nghiệp có thực hiện gia công thật hay không;
- Có đủ điều kiện vật chất, kỹ thuật để thực hiện hợp đồng gia công;
- Có thực hiện nhập nguyên liệu, sản xuất và xuất trả sản phẩm đúng quy định.
Dưới đây là những lưu ý quan trọng dành riêng cho doanh nghiệp gia công khi bị Hải quan kiểm xưởng:
✅ 1. Hồ sơ pháp lý và hợp đồng gia công
Cần chuẩn bị đầy đủ các tài liệu sau:
- Giấy phép đăng ký kinh doanh, đăng ký thuế;
- Hợp đồng gia công gốc với thương nhân nước ngoài (đã đăng ký với Hải quan);
- Phụ lục hợp đồng, đơn đặt hàng chi tiết;
- Bảng định mức nguyên liệu được hai bên thỏa thuận;
- Tài liệu kỹ thuật mô tả quy trình sản xuất;
- Chứng từ nhập khẩu nguyên liệu, xuất khẩu sản phẩm;
- Báo cáo quyết toán theo định kỳ (hàng năm hoặc theo yêu cầu kiểm tra đột xuất).
✅ 2. Thực tế tại xưởng sản xuất
Hải quan sẽ trực tiếp kiểm tra:
- Vị trí xưởng có đúng như khai báo không?
- Nhà xưởng có hoạt động sản xuất không? (công nhân, máy móc đang vận hành);
- Máy móc có đủ và phù hợp để thực hiện gia công?
- Sắp xếp kho bãi: phải có kho nguyên liệu, kho thành phẩm, khu vực lưu trữ phế liệu/phế phẩm riêng biệt;
- Có gắn nhãn, ký hiệu quản lý kho rõ ràng: dễ kiểm tra, đối chiếu với chứng từ;
- Có thực hiện gia công nội bộ hay gia công lại cho bên khác? (nếu có, phải có hợp đồng phụ và đăng ký đúng quy định).
✅ 3. Tổ chức hồ sơ, chứng từ kế toán – xuất nhập khẩu
Doanh nghiệp cần lưu trữ và sắp xếp:
- Phiếu nhập – xuất kho nguyên vật liệu, sản phẩm gia công;
- Biên bản kiểm kê kho, bảng đối chiếu nguyên liệu tồn kho;
- Hóa đơn, vận đơn, tờ khai nhập khẩu – xuất khẩu;
- Báo cáo quyết toán hợp đồng gia công;
- Chứng từ kế toán liên quan (báo cáo nhập – xuất – tồn, giá thành…).
✅ 4. Các rủi ro thường bị Hải quan xử lý
| Rủi ro | Hậu quả |
|---|---|
| Không có hoạt động sản xuất thực tế | Bị xử lý theo Điều 14 Nghị định 128/2020/NĐ-CP (phạt nặng) |
| Mượn xưởng, mượn máy móc, thuê người giả dạng công nhân | Có thể bị đình chỉ, thu hồi mã loại hình GC |
| Không giải trình được nguyên liệu – sản phẩm | Bị ấn định thuế nguyên liệu, xử lý truy thu |
| Thiếu chứng từ hợp lệ, lưu trữ kém | Bị đánh giá rủi ro cao, thường xuyên bị kiểm tra sau thông quan |
| Không theo dõi riêng biệt từng hợp đồng gia công | Bị nhầm lẫn, thất thoát, không quyết toán được |
✅ 5. Khuyến nghị dành cho doanh nghiệp gia công
- Xây dựng quy trình kiểm soát nội bộ chặt chẽ: nhập – xuất nguyên liệu, định mức tiêu hao, sản lượng;
- Sử dụng phần mềm kế toán và quản lý kho rõ ràng;
- Định kỳ kiểm kê kho, đối chiếu với sổ sách kế toán và báo cáo hải quan;
- Chủ động báo cáo điều chỉnh, bổ sung thông tin nếu có thay đổi trong quy trình sản xuất hoặc hợp đồng;
- Luôn có nhân sự am hiểu quy định hải quan để làm việc, giải trình khi bị kiểm tra.
Nếu bạn cần, chúng tôi có thể cung cấp mẫu danh sách hồ sơ cần chuẩn bị khi Hải quan kiểm xưởng hoặc bảng kiểm (checklist) trước khi kiểm tra, để doanh nghiệp dễ chuẩn bị hơn. Hoặc nếu bạn còn chưa chắc chắn và cần tư vấn thêm thì hãy liên hệ với chúng tôi ngay hôm nay.