Việc xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật tư là một trong những công việc cốt lõi và quan trọng nhất đối với doanh nghiệp gia công, sản xuất xuất khẩu. Định mức này không chỉ là cơ sở để doanh nghiệp quản lý sản xuất hiệu quả mà còn là căn cứ pháp lý quan trọng để làm việc với cơ quan hải quan.
Dưới đây là các bước chi tiết để xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật tư trong hoạt động gia công, sản xuất xuất khẩu:
Các bước xây dựng định mức tiêu hao nguyên liệu, vật tư
Bước 1: Nghiên cứu và phân tích sản phẩm, quy trình sản xuất
- Nghiên cứu bản vẽ kỹ thuật/thiết kế sản phẩm:
- Phân tích cấu tạo, kích thước, hình dáng của thành phẩm.
- Xác định các chi tiết, bộ phận cấu thành sản phẩm.
- Liệt kê các loại nguyên liệu, vật tư chính, phụ cần thiết cho từng chi tiết.
- Phân tích quy trình công nghệ sản xuất:
- Xác định các công đoạn chính, phụ trong quá trình sản xuất (cắt, hàn, dập, may, lắp ráp, sơn, kiểm tra, đóng gói…).
- Hiểu rõ các phương pháp gia công, máy móc thiết bị sử dụng ở từng công đoạn.
- Xác định các điểm phát sinh hao hụt, phế liệu, phế phẩm ở mỗi công đoạn.
- Lập danh mục chi tiết nguyên liệu, vật tư:
- Liệt kê tất cả các loại nguyên liệu (vải, da, kim loại, nhựa…), vật tư (chỉ, cúc, khóa, keo, sơn…), phụ liệu (nhãn mác, bao bì, hộp carton…) cần dùng cho một đơn vị thành phẩm.
- Ghi rõ mã hàng, tên gọi, quy cách, đơn vị tính của từng loại.
Bước 2: Thu thập dữ liệu thực tế
Đây là bước quan trọng nhất, đòi hỏi sự tỉ mỉ và chính xác. Có thể áp dụng các phương pháp sau:
- Sản xuất thử nghiệm (Pilot Run/Trial Production):
- Thực hiện sản xuất một lô sản phẩm nhỏ trong điều kiện sản xuất thực tế.
- Theo dõi và ghi chép chi tiết lượng nguyên liệu, vật tư thực tế đã sử dụng cho lô sản phẩm đó.
- Ghi nhận lượng sản phẩm đạt yêu cầu, lượng phế phẩm, phế liệu phát sinh.
- Phương pháp này đặc biệt hữu ích khi sản phẩm mới hoặc quy trình mới.
- Tổng hợp từ dữ liệu sản xuất thực tế trong quá khứ (đối với sản phẩm lặp lại):
- Thu thập dữ liệu từ các lệnh sản xuất, phiếu xuất kho, báo cáo sản xuất của các lô hàng tương tự đã sản xuất trước đây.
- Tính toán trung bình lượng tiêu hao trên một đơn vị sản phẩm từ các dữ liệu này.
- Sử dụng tiêu chuẩn kỹ thuật/định mức của nhà cung cấp:
- Một số nguyên liệu/vật tư có định mức tiêu hao theo tiêu chuẩn do nhà cung cấp khuyến nghị (ví dụ: lượng keo dán trên một diện tích, lượng sơn phủ trên một bề mặt).
- Tham khảo ý kiến chuyên gia/công nhân lành nghề:
- Hỏi ý kiến của các kỹ sư, quản đốc, tổ trưởng, công nhân có kinh nghiệm trực tiếp tham gia sản xuất. Họ thường có kinh nghiệm thực tế về các điểm hao hụt và cách thức tối ưu hóa.
Bước 3: Phân tích và tính toán định mức cơ bản
- Tính toán định mức lý thuyết (định mức tịnh):
- Đây là lượng nguyên liệu, vật tư tối thiểu cần thiết để tạo ra một sản phẩm mà không tính đến hao hụt, phế phẩm.
- Ví dụ: một chiếc áo cần 1.5 mét vải; một sản phẩm cần 2 con ốc.
- Thường dựa trên bản vẽ kỹ thuật và công thức toán học (diện tích, thể tích, số lượng).
- Xác định các yếu tố hao hụt/tổn thất:
- Hao hụt trong quá trình cắt, dập: Gồm phần vật tư thừa không thể sử dụng lại hoặc mảnh vụn.
- Hao hụt do lỗi sản xuất: Sản phẩm bị lỗi trong quá trình gia công (ví dụ: may lỗi, sơn lỗi) dẫn đến phải hủy bỏ hoặc làm lại.
- Hao hụt do hao mòn tự nhiên: Ví dụ: bay hơi của hóa chất, độ co rút của vải sau khi giặt.
- Hao hụt do thử nghiệm, điều chỉnh máy móc: Lượng vật tư bị tiêu hao trong quá trình setup máy, chạy thử.
- Hao hụt do đóng gói, vận chuyển: Lượng vật tư đóng gói bị hư hỏng, rách nát.
- Hao hụt ngoài định mức: Lượng hao hụt do các yếu tố khách quan không lường trước được.
Bước 4: Xây dựng định mức tổng thể (định mức bao gồm hao hụt)
- Xác định tỷ lệ hao hụt hợp lý:
- Dựa trên dữ liệu thu thập ở Bước 2 và phân tích ở Bước 3.
- Tỷ lệ hao hụt phải có căn cứ khoa học và thực tế, không nên quá cao hoặc quá thấp.
- Hao hụt cần được phân loại rõ ràng: phế liệu, phế phẩm không thể tái chế/tái sử dụng; phần thừa có thể tận dụng hoặc bán phế liệu.
- Lưu ý: Cơ quan hải quan thường rất quan tâm đến tỷ lệ hao hụt. Tỷ lệ này phải hợp lý và được giải thích rõ ràng.
- Công thức tính định mức tổng thể: Định mức tổng thể=Định mức lyˊ thuye^ˊt+Lượng hao hụt hợp lyˊVí dụ: Để sản xuất 1 áo, cần 1.5m vải (định mức lý thuyết). Qua theo dõi, tỷ lệ hao hụt vải trong quá trình cắt, may là 2%. Vậy định mức tổng thể cho 1 áo là: 1.5m+(1.5m×2%)=1.53m vải.
Bước 5: Thẩm định và phê duyệt định mức
- Hội đồng thẩm định: Doanh nghiệp cần thành lập một hội đồng hoặc bộ phận có trách nhiệm thẩm định định mức. Thành phần thường gồm:
- Đại diện ban giám đốc.
- Bộ phận kỹ thuật/R&D.
- Bộ phận sản xuất/quản lý sản xuất.
- Bộ phận kế toán/tài chính.
- Bộ phận xuất nhập khẩu.
- Kiểm tra và đánh giá: Hội đồng sẽ kiểm tra tính hợp lý, chính xác của định mức dựa trên các bằng chứng, số liệu đã thu thập.
- Ký duyệt: Sau khi được thẩm định, định mức sẽ được Giám đốc (hoặc người được ủy quyền) ký ban hành chính thức. Tài liệu này cần được đóng dấu của doanh nghiệp.
Bước 6: Lưu trữ và quản lý định mức
- Lập hồ sơ định mức:
- Mỗi sản phẩm/mã hàng nên có một hồ sơ định mức riêng.
- Hồ sơ bao gồm: bản vẽ sản phẩm, sơ đồ quy trình công nghệ, bảng tính định mức chi tiết cho từng loại nguyên liệu, vật tư, các căn cứ tính toán (báo cáo sản xuất thử, số liệu thực tế…), biên bản thẩm định và quyết định ban hành.
- Lưu trữ khoa học: Định mức cần được lưu trữ cẩn thận, có hệ thống để dễ dàng tra cứu và xuất trình khi cơ quan hải quan yêu cầu.
- Rà soát và điều chỉnh định mức định kỳ hoặc khi có thay đổi:
- Định kỳ: Nên rà soát định mức ít nhất mỗi năm một lần hoặc khi có lô sản xuất mới với số lượng lớn.
- Khi có thay đổi:
- Thay đổi về thiết kế sản phẩm, mẫu mã.
- Thay đổi về công nghệ, máy móc thiết bị sản xuất.
- Thay đổi về quy trình sản xuất.
- Thay đổi về chất lượng nguyên liệu, vật tư đầu vào.
- Khi phát hiện có sự chênh lệch lớn giữa định mức và thực tế tiêu hao.
Lưu ý quan trọng khi làm việc với Hải quan:
- Tính minh bạch: Định mức phải được xây dựng một cách khoa học, minh bạch, có cơ sở rõ ràng. Hải quan sẽ yêu cầu doanh nghiệp giải trình về cách tính và các yếu tố hao hụt.
- Hồ sơ chứng minh: Doanh nghiệp phải có đầy đủ hồ sơ, chứng từ để chứng minh cho định mức đã xây dựng (ví dụ: phiếu xuất kho, báo cáo sản xuất, biên bản kiểm tra chất lượng…).
- Phế liệu, phế phẩm: Cần có quy trình quản lý và xử lý phế liệu, phế phẩm rõ ràng. Lượng phế liệu, phế phẩm phát sinh từ nguyên liệu nhập khẩu phải được xử lý theo quy định của hải quan (tái xuất, tiêu hủy có giám sát, bán trong nước…).
Việc xây dựng định mức tiêu hao không chỉ là tuân thủ quy định mà còn giúp doanh nghiệp kiểm soát tốt chi phí sản xuất, tối ưu hóa nguyên vật liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động. Chúc bạn thành công! Nếu vẫn còn thắc mắc, các bạn có thể liên hệ với chúng tôi để được tư vấn chi tiết.